Grundsätzlich richtet sich das Angebot von Inkassobüros an Gewerbetreibende. Es gibt mitunter Inkassobüros, die auch Forderungen von Privatpersonen in Bearbeitung nehmen. Wir nehmen einen Mittelweg ein und nehmen grundsätzlich ausschließlich Aufträge von Gewerbekunden an, machen aber bei gut dokumentierten und „handfesten“ Forderungen von Privatpersonen mitunter Ausnahmen. Möchten Sie uns daher als Privatperson einen Auftrag übergeben, bitten wir um vorherige Rücksprache, denn grundsätzlich kann der Weg zum Anwalt (anstatt zum Inkassobüro) sinnvoller sein.
Wenn man obige Frage aufgliedert, bedeutet das in einem erstem Schritt, dass grundsätzlich jeder ein Inkassobüro beauftragen DARF. Darüber hinaus ist es für das „Beauftragen-DÜRFEN“ eine Voraussetzung, dass Ihre Forderung auf den ersten Blick zu Recht besteht. Wir sagen hier auf den „ersten Blick“, denn gibt es immer wieder Forderungen, die plötzlich dem Grunde (oder auch der Höhe nach) zur Diskussion stehen. Wir nennen dies „bestrittene Forderungen“ und haben hierzu eine eigene FAQ geschrieben: Der Schuldner bestreitet die Forderung plötzlich Ihnen gegenüber. Was ist zu tun? Es ist natürlich weder an Ihnen noch an uns noch am Schuldner zu beurteilen, ob eine Forderung zu Recht besteht oder nicht. Wenn es hier – ernstzunehmende (siehe FAQ oben) – Einwendungen seitens des Schuldners gibt, wird in letzter Konsequenz ein Gericht darüber entscheiden müssen, ob die übergebene Forderung zu Recht besteht oder nicht. Grundsätzlich dürfen wir in diesem Zusammenhang darauf hinweisen, dass unserer Erfahrung nach 99 % aller Bestreitungen gegenüber uns substanzlos sind und eine reine Schutzbehauptung darstellen.
Was in dem Zusammenhang mit dem „Beauftragen-DÜRFEN“ aber relevant ist, ist, dass keine „unmöglichen“ Forderungen übergeben werden dürfen.
Dabei sprechen wir von absurden Forderungen. Wie bekommen vielleicht ein- oder zweimal im Jahr solche Forderungen. Wir reden hier davon – und hier muss man sich schon sehr kreativ etwas ausdenken – dass ein Gastronom eine halbe Million von der Republik Österreich fordert, weil er aufgrund des neuen Rauchergesetzes weniger Gäste hat (für ein Inkassobüro ist das absurd; theoretisch denkbar ist schon, dass man den Verfassungsgerichtshof anruft, aber das ist natürlich ein Fall für den Anwalt, nicht für ein Inkassobüro). Solche „absurden“ Forderungen lehnen wir ausnahmslos ab. Wir betreiben ausschließlich Forderungen, die „Hand und Fuß“ haben. Um zurück zum Thema zu kommen, ist auch festzuhalten, dass es nicht rechtens ist, etwas zu fordern, von dem man weiß, dass es einem nicht zusteht. Sie DÜRFEN solche Forderungen daher nicht übergeben, was wie gesagt jedoch eine theoretische Diskussion ist, denn kommt so etwas in der Praxis eigentlich nicht vor (zumindest bei uns und unseren Kunden nicht).
Wir kommen daher zum dritten Fragenelement, wann Sie ein Inkassobüro beauftragen KÖNNEN (wann Sie „sollen“ – das zweite Fragenelement – behandeln wir weiter unten). Die Fragestellung nach dem „Beauftragen-KÖNNEN“ ist kaum von der Fragestellung nach dem „Beauftragen-DÜRFEN“ zu unterscheiden. Das Wort „dürfen“ impliziert in aller Regel einen normativen Gehalt. Es wird in unserem Zusammenhang danach gefragt: „Welche sind die rechtlichen Voraussetzungen für die Übergabe einer Forderung an ein Inkassobüro?“: Diese sind wie oben angeführt im Wesentlichen das Zu-Recht-Bestehen dieser Forderung. Wenn nunmehr danach gefragt wird, wann Sie ein Inkassobüro beauftragen KÖNNEN, so verstehen wir die Frage eher dahingehend, welche sonstigen – physischen und psychischen Voraussetzungen – beim Gläubiger vorliegen müssen, um in der tatsächlichen Lage zu sein, ein Inkassobüro zu beauftragen. Dahingehend muss die Frage unseres Erachtens daher beantwortet werden und zwar angewendet auf unser Inkassobüro – Inkasso Blum GmbH – da wir diesbezüglich über unseren Mitbewerb zu wenig wissen.
Als zweites Zwischenfazit halten wir daher fest, dass Sie uns beauftragen KÖNNEN, wenn Sie die – sehr niedrigen – technischen Voraussetzungen dafür erfüllen. Sie können uns beauftragen, wenn Sie uns in jeder technisch möglichen Form die offene Rechnung übermitteln sowie unser von Ihnen ausgefülltes Auftragsübergabeformular: siehe Inkasso Blum Faxvorlage oder Inkasso Blum Auftragsformular. Daneben können Sie uns auch ein E-Mail schicken oder den Auftrag persönlich vorbeibringen.
Nachdem die Fragen nach dem „DÜRFEN“ und dem „KÖNNEN“ relativ unspektakulär waren, wenden wir uns nun der größeren, interessanteren Frage nach dem „Beauftragen-SOLLEN“ zu. Die Frage, wonach Sie ein Inkassobüro beauftragen „SOLLEN“ beinhaltet unterschiedlichste Voraussetzungen, aber auch weitreichende Konsequenzen. Es ist dies nicht nur eine rechtliche Frage, sondern sogar eher vorrangig eine strategische und betriebswirtschaftlich relevante Frage.
Zuerst ist zu sagen, dass es gesetzlich nicht erforderlich ist, offene Rechnungen vor Übergabe an ein Inkassobüro oder an einen Rechtsanwalt zu mahnen, wenn sich aus der Rechnung selbst ein Fälligkeitstermin ergibt ("zahlbar nach Erhalt der Rechnung", "zahlbar binnen 14 Tagen" usw.) oder aber auch konkludent (implizit) klar ist, dass binnen „angemessener“ Frist zu bezahlen ist (was die Regel sein wird). Früher wurde bei der kaufmännischen Ausbildung noch gelehrt, dass offene Rechnungen drei Mal gemahnt werden müssen, wobei die dritte Mahnung eingeschrieben zu versenden ist, das ist nicht mehr richtig: Es genügt, dass mit Rechnungslegung die Forderung fällig ist, eine Mahnung ist rechtlich gesehen eine reine Serviceleistung! Dies ist der rechtliche Aspekt. Nun zu den anderen Aspekten.
Wird die erste Mahnung als Normalpost versendet, kann eventuell vor Übergabe an die Inkasso Blum GmbH noch die zweite Mahnung eingeschrieben versendet werden, aber dies nur, wenn Sie unbedingt freundlich sein wollen oder wenn ein hoher Rechnungsbetrag diese „Sicherheitsvariante“ anbietet. Zusätzlich KANN vielleicht nachtelefoniert werden. Wir empfehlen aus pragmatischen Gründen zumindest eine Mahnung, denn ist dies oft der schnellste und unbürokratischste Weg, noch zu seinem/ihrem Geld zu kommen. Es ist zudem auch „freundlicher“. Obgleich die meisten unserer Schuldner wenn die Forderung bereits übergeben wurden, oft flunkern und fälschlicherweise behaupten, sie hätten keine Mahnung erhalten (vgl. Was bedeutet es, wenn der Schuldner behauptet, er hätte keine Rechnung bekommen? ), so kann es tatsächlich einmal passieren, dass eine Rechnung von Ihnen irgendwo untergeht. Verstehen Sie uns nicht falsch: Das ist an und für sich nicht Ihr Problem und müsste wohl der Schuldner diese Behauptung beweisen, aber wozu streiten, wenn man die Rechnung durch eine einfache Mahnung auch bekommt.
Zur Zustellung ist noch kurz auszuführen: Es ist manchmal der Fall, dass eingeschriebene Mahnungen vom Empfänger nicht behoben werden. Die eingeschriebene Mahnung wird hinterlegt, falls der Empfänger nicht anwesend ist. In diesem Fall wird von der Post der „gelbe Zettel“ hinterlegt und ist aus diesem der Absender ersichtlich. Dies ist sehr oft für den Empfänger ein Grund, diesen Brief nicht von der Post abzuholen – er weiß ja was drinnen steht. Wozu soll er ihn dann von der Post holen. In diesem Fall ist es nicht erforderlich, den Rechnungsempfänger nochmals zu mahnen und kann in diesem Fall sofort die Inkasso Blum GmbH mit dem Inkasso beauftragt werden. Die Inkasso Blum GmbH kann daher die Versendung von eingeschriebenen ersten Mahnungen nicht empfehlen. Vor Übergabe an die Inkasso Blum GmbH sollte jedoch unbedingt einmal gemahnt werden.
Außerdem ist zu beachten, dass Mahnungen die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren nicht grundsätzlich unterbrechen. Die Übergabe an die Inkasso Blum GmbH kann über die Homepage, per FAX, Mail oder Post erfolgen und muss die offene Rechnung in Kopie beigelegt werden. Sollte der Schuldner die in Rechnung gestellte Leistung der Höhe oder dem Grunde nach bereits schriftlich bestritten haben, ist auch der bereits erfolgte Schriftverkehr in Kopie der Inkasso Blum GmbH zu übersenden. Einige Tage nach Übergabe erhält der Auftraggeber per Mail oder Post eine Auftragsbestätigung mit der Geschäftszahl (GF 1.........).
Sollte der Schuldner nach Übergabe der Forderung direkt an den Auftraggeber den Rechnungsbetrag oder einen Teilbetrag überweisen, muss die Inkasso Blum GmbH unverzüglich vom Zahlungseingang verständigt werden (samt Bekanntgabe des Eingangsdatums und der Höhe des eingelangten Betrag). Die durch den Zahlungsverzug aufgelaufenen Kosten der Inkasso Blum GmbH werden dann mit dem Schuldner abgerechnet und wenn erforderlich auch gerichtlich eingefordert.
Wie wir oben gesehen haben, sollten Sie die Forderung nicht übergeben, bevor Sie nicht einmal gemahnt haben (was Sie jedoch theoretisch könnten und dürften). Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist zu bedenken, dass Ihnen Zahlungsausfälle und auch Zahlungsverzögerungen effektiv Geld kosten. Wir sind daher der Ansicht, dass Sie auf jeden Fall „etwas machen müssen“, sei es, die Forderung einem Inkassobüro oder einem Anwalt zur Betreibung übergeben. Die Frage lautet aber nicht „ob“ Sie übergeben sollen, sondern „wann“. Wir sind der Ansicht, dass eine Mahnung gut ist, aber auch reicht. Wir haben Kunden, die vor der Zusammenarbeit mit uns, drei, viermal oder auch öfters gemahnt haben und dem Schuldner dann auch noch „nachgelaufen“ sind. Wir empfehlen das nicht. Unserer Erfahrung nach, ist jede weitere Mahnung nach der ersten nicht zielführend, im Schnitt kostet eine zweite Mahnung mehr als sie bringt.
Unser Fazit der dritten Teilfrage, wann Sie ein Inkassobüro beauftragen sollen, lautet daher: Wir empfehlen, ein Inkassobüro nach Ablauf der Zahlungsfrist Ihrer ersten Mahnung zu beauftragen.
Inkasso Blum GmbH | Mühlweg 67 | 3100 St. Pölten | T +43 2742 367379 | office@inkasso-blum.at
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