Diese Frage mutet auf den ersten Blick harmlos an, bei genauerem Hinsehen kann man in der Beantwortung dieser Frage vermutlich ein Buch (oder mehrere?) füllen. Wir haben uns bei der Beantwortung dieser Frage dafür entschieden, für wenig und ein bisschen mehr verfügbare Lesezeit etwas anzubieten: Dieser Artikel beginnt mit einer kurzen Antwort, die Sie gleich nach diesem Einleitungsparagraphen lesen können und setzt mit einem kleinen Video fort, das wir für Sie erstellt haben. Unter dem Video erhalten Sie dann eine etwas ausführlichere Antwort, die viele praktische Fragen beantworten sollte. Wenn Sie noch ein darüber hinaus gehendes (z.B.) wissenschaftliches (oder journalistisches) Interesse an Inkassobüros oder deren Tätigkeit haben – etwas für Ihre Diplomarbeit oder ähnliches – kontaktieren Sie uns gerne individuell, denn wissenschaftliche Ausführungen haben wir dann doch – vorerst – ausgelassen.
Ein Inkassounternehmen (oder auch „Inkassobüro“) ist ein Unternehmen, dessen Aufgabe es ist, andere Unternehmen zu unterstützen, deren offene Forderungen bei deren Schuldnern einzutreiben. Um ein Inkassobüro zu betreiben, benötigt man eine Gewerbeberechtigung, der Geschäftsführer des Inkassounternehmens benötigt einen Befähigungsnachweis. In der Regel werden Inkassounternehmen als Kapital- oder Personengesellschaften geführt, es ist aber auch möglich, ein Inkassobüro als Einzelunternehmen zu führen. In Wahrnehmung ihrer Aufgaben fordern Inkassounternehmen Schuldner auf, die offenen Forderungen zu begleichen, sie schließen Ratenvereinbarungen und führen die Korrespondenz mit den Schuldnern.
Die Rechtsbeziehung zwischen einem Inkassobüro und dessen Auftraggeber ist eine privatrechtliche, genauer gesagt eine vertragliche. Das Inkassobüro und der Schuldner stehen anfangs in keiner vertraglichen Beziehung, der Schuldner schuldet dem beauftragenden Unternehmen die Inkassokosten aber nach allgemeinen zivilrechtlichen Schadenersatzregeln. Wenn der Schuldner daher im Zahlungsverzug war, muss er Inkassokosten zahlen. Das Gerücht, wonach Schuldner die Kosten des Inkassos nicht zahlen müssen, stimmt daher nicht. Diese Kosten sind nach allgemeinen Schadenersatzregeln auch einklagbar.
Die Ausgangssituation, die uns zur eingangs gestellten Frage führt, was ein Inkassounternehmen überhaupt ist und was es macht, ist für vermutlich wenig überraschend: Wir haben auf der einen Seite einen Verkäufer/ eine Verkäuferin oder einen Dienstleister/ eine Dienstleisterin.
Da dieser Artikel an den/die Praxisanwender gerichtet ist, werden wir diesen Text mit Beispielen anschaulicher gestalten, dagegen aber weitgehend auf rechtliche/wissenschaftliche Ausführungen verzichten.
Sagen wir daher, wir haben auf der einen Seite den Familienbetrieb, der seit zwei Generationen elektronische Haushaltsgeräte (wie Fernseher, Waschmaschinen, Eiskästen, etc.) an Endkunden verkauft. Unser Unternehmer ist in einer mittelgroßen Stadt angesiedelt und arbeitet völlig unabhängig, nämlich in dem Sinn, als dass keine Franchiseleistungen in Anspruch genommen werden.
Die Tochter unseres Beispielunternehmers, die seit einigen Jahren im elterlichen Betrieb mitarbeitet, hat eine Lehre als Elektrotechnikerin abgeschlossen und bietet so unser Beispielunternehmer neben dem klassischen Handel auch Reparaturen aller Art an, die grundsätzlich die Tochter, die einen Meisterabschluss vorweisen kann, zusammen mit einem Lehrling durchführt. Unser Beispielunternehmer selbst hat das Unternehmen von seinen Eltern unternommen und ist die Familie sehr gut vernetzt in der Stadt, „jeder kennt die Maiers“. Außerdem ist den Maiers viel an Kundenservice und –zufriedenheit gelegen. Es ist daher sehr oft so, dass die Maiers ihre Waren auf Kredit verkaufen oder die Reparaturleistungen nicht sofort bar kassieren, sondern eine Rechnung schicken. Da die Familie Maier im Ort und in der Umgebung sehr geschätzt wird, zahlen laut „Seniorchefin“ gefühlt 99 % ihrer Kunden „natürlich“ ihre Rechnungen. Manchmal benötigt jemand einen kleinen Zahlungsaufschub (z.B. die Jungfamilie, die gerade ihre erste gemeinsame Wohnung einrichtet), aber grundsätzlich ist die Zahlungsmoral in Ordnung.
Neben der technisch begabten Tochter bringt sich in letzter Zeit auch vermehrt der Sohn ein, der nach der HAK im Nachbarort einige Jahre in einem großen Betrieb „in der Stadt“ in der Buchhaltung gearbeitet hat. Hat er zu Beginn den Eltern aus Interesse am Wochenende bei Besuchen bloß ausgeholfen, hat die Familie nunmehr gemeinsam entschieden, dass beide Kinder in zwei, drei Jahren, den Betrieb komplett übernehmen sollen: die Tochter hat die „handwerklichen“ Fähigkeiten, der Sohn bringt das notwendige wirtschaftliche „Rüstzeug“ mit. Nachdem sich der Sohn in letzter Zeit intensiver um die Buchhaltung und damit auch die (offenen) Rechnungen gekümmert hat, teilt er die Einschätzung seiner Eltern überhaupt nicht mehr, dass die Zahlungsmoral „grundsätzlich“ in Ordnung ist. Er entdeckt an einem Wochenende, an dem er praktisch durcharbeitet (Gott sei Dank gibt es seit kurzem auch im Ort eine Pizzeria, die liefert), dutzende offene Rechnungen, einige davon erst ganz „frisch“.
Am nächsten Montag spricht er seine Eltern darauf an, die zugeben, dass sich in letzter Zeit nicht bezahlte Rechnung doch häufen, aber sie könnten doch nichts machen, wenn jemand nicht zahlt. Der Sohn, der ja mit seiner Schwester (Mit-)Verantwortung für den Betrieb und die Familie übernommen hat, lässt sich von den Eltern nunmehr Handlungsvollmacht geben und beschließt, unbezahlte Rechnungen nicht einfach mehr hinzunehmen, denn immerhin gehen die Eltern bald in Pension und seine Frau erwartet ein Kind und die Schwester hat Verantwortung für eine Tierschutzgruppe im Ort übernommen- es gibt daher nichts mehr zu verschenken und gibt es ja auch keinen Grund dafür!
Die Republik Österreich ist ein Rechtsstaat. Die Beziehungen zwischen Staat und Privaten, aber auch ausschließlich zwischen Privaten sind gesetzlich geregelt. Wenn daher danach gefragt wird, welche Möglichkeiten unsere Maiers haben, müssen wir ins Gesetz schauen. In weniger (oder wertfreier: anders) entwickelten Staaten oder in vergangenen Zeiten ist/ war das nicht immer so: Alternativ zu unserem System ist denkbar, dass das Recht des Stärkeren gilt- diese Zeiten haben wir Gott sei Dank überwunden und regeln unsere Streitigkeiten vom Staat bereitgestellte Gerichte und nicht die Fäuste.
Natürlich brauchen wir den Staat nur, wenn wir uns selber nicht einigen. Das ist das „Liberale“ an unserem Rechtsstaat: Wenn die Bürger in der Lage sind, ihre Angelegenheiten untereinander selbst zu regeln, mischt sich der Staat grundsätzlich nicht ein, wenn nicht in die Rechtssphäre anderer eingegriffen wird (und ja, natürlich: Steuern will er immer, auch wenn er nichts tut dafür).
In unserem Beispiel ist es daher so, dass unser Sohn Buchhalter Maier gut beraten ist, vielleicht erst einmal eine Mahnung zu schreiben und die Kunden anzurufen. Gesetzlich ist es so – das wissen viele Leute nicht – dass eine Mahnung rechtlich gar nicht notwendig ist: eine Forderung wird fällig grundsätzlich mit Rechnungslegung. Der Vertragspartner hat dann innerhalb der Zahlungsfrist zu bezahlen (soferne eine vereinbart wurde, ansonsten binnen „angemessener“ Frist, die vielleicht ein paar Tage beträgt). Eine Mahnung ist bloß ein freundschaftlicher Akt, jedoch rechtlich keinesfalls notwendig. Wir empfehlen dennoch, eine Mahnung zu schicken, da dies erstens eine freundliche Erinnerung ist und zweitens meistens auch der unkomplizierteste Weg zur Zahlung. Wenn man die zeitlichen Ressourcen hat und so wie unsere Maiers gut vernetzt und bekannt ist, kann man die Leute noch einmal anrufen, notwendig ist dies natürlich auch nicht.
Helfen Mahnungen auch nichts, muss sich unser Familienbetrieb der Hilfe Dritter bedienen. Der Gesetzgeber hat diese Situation vorausgesehen und Unternehmen verschiedene Institutionen zur Seite gestellt. Es muss an dieser Stelle festgehalten werden, dass es ausdrücklicher und unmissverständlicher Wille des Gesetzgebers war und ist, dass man Unternehmern hilft, deren Rechnungen nicht bezahlt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die jeweilige Regierung eher links oder eher rechts (oder weit rechts) ist oder war: Es besteht ein unumstrittener politischer Konsens, dass Leute nichts kaufen und keine Leistungen beanspruchen sollen können wenn sie nicht bereit sind, dafür zu bezahlen. Diese Äquivalenz ist unbedingt notwendig für das Funktionieren unseres Wirtschaftssystems und im Übrigen auch für den sozialen Frieden!
Der Gesetzgeber hat im Wesentlichen zwei Institutionen (im Sinne von Rechtsinstrumenten) zur Verfügung gestellt, derer sich Unternehmen bedienen können. Einerseits sind dies die ordentlichen Gerichte (man sagt „ordentlich“, weil es daneben auch sozusagen „private“ Gerichte, die Schiedsgerichte, gibt), also z.B. das Bezirksgericht St. Pölten oder das Landesgericht Salzburg etc. An die Gerichte wendet man sich mit einer Klage (in den meisten Fällen in Form einer vereinfachten Mahnklage). Übersteigt der Betrag um den es geht, (zurzeit) EUR 15.000,00, oder ist die Forderung in irgendeiner Art und Weise kompliziert, wird man gut beraten sein, eine Rechtsanwältin/ einen Rechtsanwalt um Hilfe zu bitten. In aller Regel empfehlen wir dies auch, grundsätzlich geht es sehr oft schief, wenn man als Laie selbst eine Klage einbringen will. Das Gericht bearbeitet dann die Klage und Sie bekommen im besten Fall einen Exekutionstitel, mit dem Sie dann etwa über den Gerichtsvollzieher oder den Dienstgeber des Schuldners Zahlungen erlangen können. Unser Justizsystem (samt Anwälten) arbeitet – möglicherweise entgegen anderslautender Meinungen – grundsätzlich gut und können Sie sich in aller Regel auf eine ordentliche Erledigung verlassen. Diese Vorgehensweise kostet allerdings: Wenn Sie „gewinnen“ und Ihre Forderung wird einbringlich gemacht, werden Ihre Kosten wohl vom Schuldner ersetzt, wenn aber etwas schief geht, kann es passieren, dass Sie auf den – manchmal nicht unerheblichen – Kosten „sitzenbleiben“.
Alternativ zum System „Gericht/Anwalt“ normiert der Gesetzgeber explizit die Möglichkeit, Inkassobüros zur Hilfe zu rufen, dies geht in aller Regel schneller, umkomplizierter und wenn der Schuldner halbwegs vernünftig ist, auch günstiger.
Ein Inkassobüro ist grundsätzlich einmal ein privatrechtlich organisiertes Unternehmen wie jenes unserer Familie Maier (oder unsere Inkasso Blum). Der Staat gibt die rechtlichen Regeln vor, wie ein solches Unternehmen gegründet wird, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind und was es „darf“.
Hier besteht in Wahrheit kein essentieller Unterschied zu unserem Elektro Maier. So wie Vater Maier eine Gewerberechtigung (vulgo „Gewerbeschein“) brauchte, so braucht eine solche auch die Tochter Maier oder der Sohn und eben auch ein Inkassounternehmen. Es wird dann noch unterschieden dahingehend, dass z.B. die Elektro Maier GmbH oder die Inkasso Blum GmbH als solche (Gesellschaft) eine Gewerbeberechtigung benötigt und die tatsächlich handelnde(n) natürlichen Person(en), nämlich dort der Sohn Maier oder die Tochter, hier der/die Geschäftsführer/in des Inkassobüros, einen individuellen Befähigungsnachweis. Ein solcher Befähigungsnachweis ist über verschiedenste Leistungen über Prüfungen zu erlangen. Unser Geschäftsführer der Inkasso Blum etwa hat ein betriebswirtschaftliches Studium absolviert, weshalb er keine zusätzlichen Prüfungen absolvieren musste, sondern „bloß“ eine vorherige Praxis vorweisen musste (so wie unser Anwalt, der den Befähigungsnachweis auch „nebenbei“ erlangt hat).
Hat man dagegen „nur“ eine Lehre absolviert oder „nur“ die Matura gemacht, muss man verschiedene Kurse belegen und Prüfungen absolvieren, bis man den Befähigungsnachweis für den Betrieb eines Inkassobüros erlangen kann. Der Gesetzgeber will dadurch sicherstellen – was ihm durch die überwachte und regelmäßiger Prüfung unterzogener Ausbildung auch gelingt – dass ein Inkassobüro und seine entscheidend handelnden natürlichen Personen das notwendige Wissen und die notwendige Praxis aufweisen, um das Inkassobüro qualitativ hochwertig und „richtig“ führen. Aufgrund dieses Systems können wir festhalten, dass Inkassobüros in Österreich durchwegs die notwendige Qualität aufweisen.
Wir halten daher fest, dass ein Inkassobüro ein privatrechtlich organisiertes Unternehmen ist, das verschiedenen Rechtsordnungen unterworfen ist, nämlich etwa der Gewerbeordnung oder dem allgemeinen Zivilrecht, aber auch dem Gesellschaftsrecht und anderen Rechtsvorschriften. Damit ist noch nichts darüber gesagt, was ein Inkassobüro dann tatsächlich macht, dies schauen wir uns in einem nächsten Schritt an.
Wie wir schon oben gesehen haben, ist der Zweck eines Inkassobüros derjenige, Unternehmern und Unternehmen, die Leistungen erbracht – sei es in Form von Warenlieferungen oder Dienstleistungen – aber von ihren Kunden nicht vergütet bekommen haben, zu helfen, eben die vereinbarte Gegenleistung in Form von Werklohn oder Kaufpreis zu erhalten.
Lange Rede, kurzer Sinn: Kunde X der Elektro Maier zahlt den abgeholten Fernseher nicht und stellt sich auch nach Mahnungen „tot“.
Es gibt nur viele verschiedene Inkassobüros, die auf unterschiedlichste Weise arbeiten. Wir z.B. beobachten unseren Mitbewerb sehr, sehr genau und können daher sagen, dass das „Minimalprogramm“, das jedes Inkassobüro anbietet, beinhaltet, eine oder zwei schriftliche Mahnungen zu schicken und den/die Schuldner/in anzurufen soferne eine Telefonnummer bereits bekannt ist. Viele Inkassobüros beenden damit ihre Tätigkeit, entweder sie (und ihre Kunden) haben Glück und es wird bezahlt oder eben nicht.
Wir schicken natürlich auch Mahnungen und rufen an, doch endet hier unsere Tätigkeit mitnichten (und beginnt sie manchmal auch nicht, denn manchmal müssen wir die Schuldner erst finden), im Gegenteil fängt sie hier oft erst an. Wir haben evaluiert, dass wir pro Akt vergleichsweise hohe Kosten für die Betreibung der Forderungen unserer Kunden aufwenden. Dies mag sich schlecht anhören, ist aber genau das Gegenteil, nämlich genau das, was wir wollen, denn in diesem Punkt unterscheiden wir uns diametral vom Mitbewerb, wir heben uns ab: Wir investieren für unsere Kunden wahnsinnig viel, um deren Forderung einbringlich zu machen. Wenn Sie von uns eine Nachricht erhalten, dass nichts mehr geht, dann geht wirklich nichts mehr. Gerne würden wir Ihnen aufzählen, worauf wir stolz sind, was wir alles unternehmen, um zu Ihrem Geld zu kommen, müssen jedoch um Verständnis bitten, dass wir kein Wissen preisgeben wollen, das letztlich ihre Schuldner oder unser Mitbewerb nutzen können, aber Ihnen nichts bringt. Wenn Sie schon länger mit uns zusammenarbeiten, dann haben Sie hoffentlich schon erfahren, was Sie an uns haben.
Jedenfalls ist ein Inkassobüro natürlich vom Gesetzgeber ermächtigt, Mahnungen zu schreiben, Daten von Schuldnern zu erheben (und auch zu speichern, daran ändert auch die neue DSGVO nichts!), sie anzurufen, sie zu besuchen und einiges mehr. Wie wir den österreichischen Markt kennen, haben wir es grundsätzlich mit durchwegs seriösen Inkassounternehmen zu tun. Es gibt soweit ersichtlich kaum „schwarze Schafe“. Aufpassen müssen Schuldner, aber auch potentielle Auftraggeber, bloß, wenn sie Inkassomahnungen von „Inkassobüros“ aus dem Ausland erhalten, z.B. aus Malta. Bei uns ist es jedenfalls so, dass wir sehr viel mit Stammkunden arbeiten, die wir teilweise sogar persönlich kennen. Ansonsten prüfen wir die uns übergebenen Forderungen und kommt uns „irgendetwas komisch“ vor, nehmen wir die Forderung nicht in Bearbeitung oder halten Rücksprache mit dem potentiellen Auftraggeber und versuchen, unsere Bedenken zu klären.
Wir haben hierzu schon viel geschrieben und dürfen auf die FAQs verweisen, die nachstehend verlinkt sind. Kurz gesagt: Wenn Ihr Kunde (= der Schuldner) im Zahlungsverzug ist, hat er die Inkassokosten grundsätzlich zu bezahlen.
Unsere FAQs zu den Kosten:
Die Höhe der Inkassokosten ist ebenfalls gesetzlich (in dem Fall durch Verordnung festgelegt). Die entsprechende Verordnung können Sie hier einsehen:
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10007798